Checkliste: Catering für den Firmenanlass planen

Ein gutes Catering für den Firmenanlass beginnt mit vier Fragen: Wann, wo, wie viele Gäste und welches Budget. Wenn du das früh klärst, kannst du Angebote vergleichen und der Caterer kann sauber planen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch alles, was du wissen musst.

Wie früh muss ich das Catering buchen?

So früh wie möglich. Als grobe Faustregel:

• 8 bis 12 Wochen vorher: Datum festlegen, Budget klären, erste Anfragen verschicken.
• 4 bis 6 Wochen vorher: Offerten vergleichen, Caterer bestätigen, Standort und Bewilligungen klären.
• 2 Wochen vorher: Gästezahl so genau wie möglich festlegen, Zeitplan fixieren.
• 1 Woche vorher: Letzte Details bestätigen, Ansprechperson vor Ort bestimmen.
• Am Vortag: Kurzer Check mit dem Caterer, Wetter anschauen.

Bei beliebten Terminen, etwa Sommeranlässen oder Weihnachtsessen, lohnt es sich, noch früher anzufragen.

Was muss ich vor der Anfrage wissen?

Bevor du Caterer kontaktierst, solltest du diese Punkte beantworten können:

• Datum und ungefähre Uhrzeit
• Ort und Art des Anlasses (drinnen, draussen, beides)
• Ungefähre Anzahl Gäste
• Budget pro Person oder Gesamtbudget
• Art des Essens: Apéro, Mittagessen, Abendessen, Streetfood
• Essen alle gleichzeitig oder über mehrere Stunden verteilt?
• Ansprechperson in der Firma

Je klarer deine Angaben, desto genauer wird die Offerte.

Wie viel Essen braucht es pro Person?

Das hängt vom Anlass ab. Ein paar Anhaltspunkte:

• Apéro: Kleine Häppchen, die Gäste essen meistens etwas später noch richtig.
• Mittagessen: Eine vollwertige Portion, dazu eventuell eine Beilage.
• Abendanlass: Eher grosszügiger planen, die Leute bleiben länger und essen mehr.

Frag deinen Caterer, wie er die Mengen pro Person rechnet. Gute Caterer haben Erfahrungswerte und sagen dir ehrlich, was realistisch ist.

Bei einem Streetfood-Catering wie MAT Köfte ist die Portion einfach zu planen, weil man die Köfte zählt. Unser Beispiel für einen Firmenanlass ist eine Boss-Portion mit 6 Köfte, dazu eine Beilage und ein Getränk.

Welche Fragen soll ich dem Caterer stellen?

Diese Fragen helfen dir, Angebote fair zu vergleichen:

• Was ist im Preis pro Person genau enthalten?
• Gibt es einen Mindestumsatz?
• Wie hoch sind die Anfahrtskosten?
• Was braucht ihr vor Ort (Platz, Strom, Wasser)?
• Wie lange dauern Aufbau und Abbau?
• Wie viele Gäste könnt ihr in welcher Zeit bedienen?
• Gibt es eine vegetarische Option?
• Wie geht ihr mit Allergien und Unverträglichkeiten um?
• Sind Getränke dabei oder müssen wir die selbst organisieren?
• Wer räumt nach dem Anlass auf?
• Was passiert bei schlechtem Wetter?
• Bis wann kann die Gästezahl noch angepasst werden?

Gerade die Frage nach einer vegetarischen Option solltest du früh stellen. Nicht jeder Caterer hat eine, und wenn in deinem Team Leute ohne Fleisch essen, musst du das vielleicht anders lösen.

Was muss ich beim Standort beachten?

Der Standort entscheidet oft, welches Catering überhaupt möglich ist.

• Drinnen oder draussen? Manche Angebote funktionieren nur im Freien. Ein Kohlegrill zum Beispiel darf nur draussen betrieben werden.
• Zufahrt: Kann der Caterer mit Fahrzeug und eventuell Anhänger bis zum Platz fahren?
• Platz für die Gäste: Wo wird gegessen? Braucht es Stehtische, Bänke oder ein Zelt?
• Öffentlicher Grund: Findet der Anlass nicht auf Firmengelände statt, braucht es unter Umständen eine Bewilligung der Gemeinde.

Wie sieht ein guter Zeitplan am Anlass aus?

Plane rückwärts vom Moment, in dem gegessen wird:

1. Aufbau: Der Caterer braucht Zeit, bevor der erste Gast bedient werden kann. Frag nach, wie viel.
2. Service: Leg ein klares Zeitfenster fest. Wenn Reden oder Programmpunkte geplant sind, stimm sie mit dem Essen ab.
3. Abbau: Kläre, bis wann der Platz wieder frei sein muss.

Ein Tipp: Plane das Essen nicht direkt nach einer langen Rede. Hungrige Gäste hören schlecht zu.

Checkliste für den Tag des Anlasses

• Ansprechperson vor Ort ist erreichbar
• Zufahrt ist frei
• Standplatz ist vorbereitet
• Tische, Sitzgelegenheiten und Abfallkübel stehen bereit
• Gäste wissen, wann und wo gegessen wird
• Wetterplan ist bereit

Firmenanlass mit MAT Köfte

Für Firmenanlässe kommt unser Anhänger direkt zu dir und wir grillen frische Köfte aus Rindfleisch auf dem Kohlegrill. Der Richtpreis liegt bei CHF 22 bis 30 pro Person, der Mindestumsatz bei CHF 1'200. Die Anfahrt ist bis 20 km inklusive, danach rechnen wir ca. CHF 1 pro km. Weil wir mit Kohle grillen, brauchen wir einen Platz im Freien. Grössere Gruppen gerne auf Anfrage.

Alle Details und die Anfrage findest du unter Firmenevents.